Gestão de Ponto
Arquivos AFD, AFDT e ACJEF: Tudo o que Você Precisa Saber para Estar em Conformidade
Os arquivos AFD, AFDT e ACJEF são fundamentais para o controle de jornada e a conformidade trabalhista no Brasil. Neste artigo, explicamos o que são, como gerá-los e as mudanças trazidas pela Portaria 671/2021, além de dicas práticas para evitar problemas em fiscalizações.
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O que são os Arquivos AFD, AFDT e ACJEF e por que são importantes
Os arquivos AFD, AFDT e ACJEF são documentos fiscais essenciais para empresas que utilizam sistemas de ponto eletrônico no Brasil. Eles registram e organizam informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, garantindo conformidade com as leis trabalhistas e facilitando a fiscalização pelo Ministério do Trabalho e Previdência.
Definição e função de cada arquivo
AFD (Arquivo Fonte de Dados): É o registro bruto gerado pelo Registrador Eletrônico de Ponto (REP), contendo as marcações originais de entrada e saída dos funcionários, sem alterações. Ele segue o layout do Anexo V da Portaria 671/2021 e é a base para os outros arquivos.
AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados): Este arquivo foi substituído pelo AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) com a Portaria 671, mas historicamente continha os dados do AFD após tratamento, como correções de erros ou inclusões de marcações manuais.
ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais): Também substituído pelo AEJ, consolidava informações detalhadas da jornada, como horas extras, faltas e intervalos. Hoje, o AEJ assume essa função, conforme o Anexo VI da Portaria 671.
Impacto na conformidade com a legislação trabalhista
Esses arquivos são exigidos em fiscalizações para comprovar que a empresa respeita os limites de jornada, evita fraudes e cumpre a legislação. Com a Portaria 671, o foco mudou para o AFD e o AEJ, simplificando processos, mas mantendo a obrigatoriedade de registros precisos. Empresas que não geram ou armazenam esses arquivos corretamente podem enfrentar multas e ações trabalhistas.
Como Gerar e Utilizar os Arquivos AFD e AEJ na Prática
Com a evolução da legislação, como a Portaria 671/2021, as empresas precisam adotar sistemas modernos de ponto eletrônico para gerar os arquivos AFD e AEJ de forma eficiente. Veja como fazer isso na prática.
Ferramentas e tecnologias para geração de arquivos
Existem diversas soluções no mercado, como softwares de gestão de ponto (ex.: PontoTel, Tanca, MarQ), relógios eletrônicos homologados (REP-C, REP-A, REP-P) e sistemas integrados com rastreamento de frota. Essas ferramentas geram o AFD automaticamente e, após o tratamento dos dados via Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP), produzem o AEJ no formato exigido (ASCII, ISO 8859-1).
Passo a passo para estar em dia com a Portaria 671
- Escolha um sistema homologado: Certifique-se de que o REP ou software segue as especificações da Portaria 671.
- Configure o AFD: Extraia o arquivo bruto do REP com os registros originais (NSR sequencial, data, hora).
- Trate os dados: Use um PTRP para corrigir inconsistências e gerar o AEJ com informações completas da jornada.
- Armazene os arquivos: Mantenha os documentos em formato eletrônico por pelo menos 5 anos, acessíveis para auditorias.
- Monitore regularmente: Verifique a geração dos arquivos mensalmente para evitar surpresas em fiscalizações.
Automatizar esse processo reduz erros e economiza tempo, além de garantir que os dados estejam sempre prontos para apresentação ao fiscal do trabalho.
Principais Mudanças da Portaria 671 e Como se Adaptar
A Portaria 671/2021 trouxe atualizações significativas ao controle de ponto eletrônico, substituindo normativas antigas como a Portaria 1510. Entender essas mudanças é essencial para manter sua empresa em conformidade.
Substituição de AFDT e ACJEF pelo AEJ
Com a nova regulamentação, os arquivos AFDT e ACJEF foram extintos e substituídos pelo AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada). O AEJ unifica as funções dos antigos arquivos, trazendo informações tratadas da jornada em um formato padronizado. Isso simplifica a gestão, mas exige que os sistemas estejam atualizados para o novo layout do Anexo VI.
Dicas para evitar penalidades em fiscalizações
- Treine sua equipe: Garanta que o RH e gestores saibam gerar e interpretar os arquivos.
- Use sistemas certificados: Invista em ferramentas que sigam as normas do Ministério do Trabalho.
- Realize auditorias internas: Verifique regularmente a consistência dos registros antes da visita do fiscal.
- Documente tudo: Mantenha um histórico claro de ajustes e justificativas no AEJ.
Adotar essas práticas não só evita multas, mas também melhora a gestão de jornada, beneficiando tanto a empresa quanto os colaboradores.